דבר העורך

מנהלי היומן

אלבום תמונות rss
מלאו כאן את כתובת ה-Email שלכם ותקבלו עדכון בכל פעם שיעודכן היומן שלי.
הצטרף הסר

לינקים

רשומות אחרונות

ארכיון

אלבום תמונות

Loading
 

מבקרים במשגב

יומן הביקורת הפנימית

דו"ח ביקורת בנושא המרכז הקהילתי
13/01/2010 13:04:37

 

 

מועצה אזורית משגב

 

עמותת "משגב הגליל"

מרכז קהילתי משגב

 

ביקורת פנימית מועצה אזורית משגב

 

ביקורת פנימית

 

דו"ח ביקורת

תקציר מנהלים

 

דצמבר 2009

כללי

במסגרת תכנית עבודה 2009 של הביקורת הפנימית במועצה אזורית משגב, בוצעה  ביקורת בעמותת "משגב הגליל" ובמרכז הקהילתי במשגב.הביקורת התקיימה בתיאום ובשיתוף פעולה עם הנהלת עמותת "משגב הגליל" והמרכז הקהילתי וכן, עם כלל הגורמים הנוגעים בדבר.

 

מטרת הביקורת- בחינת אופן ניהולו ותפקודו של המרכז הקהילתי משגב תחת עמותת "משגב הגליל" תוך שימת דגש על היבטים של יעילות, חסכון ומנהל תקין.

 

התייחסות המועצה והמרכז הקהילתי לדו"ח

דו"ח הביקורת מאיר על היבטים חשובים של ארגון גדול ומרכזי מאוד בחיי משגב.
המרכז הקהילתי של משגב הוא מהגדולים והפעילים בארץ, כ-3500 משתתפים באופן קבוע בחוגים ואלפי ילדים ובני נוער פועלים באמצעותו בפעילות חברתית- תנועתית בישוב ובאזור.בנוסף ,מוביל המרכז למען תושבי משגב והסביבה אירועי תרבות, ספורט, ליגות ישובים ועוד. המרכז מוביל את משגב לאורך שנים להישגים יוצאי דופן בספורט, במחול, במוזיקה בטכנולוגיה ועוד, וכל זאת תוך שמירה על איזון תקציבי.

עם זאת, הדו"ח מצביע על ליקויים ועל ערוצי צמיחה ושיפור. אנו מודים למבקר על הערותיו ונערכים ליישומן. חלק מההמלצות יושמו מיידית, במהלך כתיבת הדו"ח.

פרטים נוספים

 

המסד החוקי והנורמטיבי:

הביקורת התבססה בבדיקתה על פקודת המועצות האזוריות, חוזרי מנכ"ל משרד הפנים, חוק העמותות, נהלי החברה למתנ"סים,  חוק רישוי עסקים ותקנות רישוי עסקים.

 

הנושאים המרכזיים שנבדקו:

  • 1. ממשל תאגידי : מוסדות העמותה,מבנה ארגוני ותהליכי קבלת החלטות.
  • 2. נהלים: ניהול רכש, ניהול המלאי.
  • 3. מנגנוני פיקוח ובקרה.
  • 4. יחסי גומלין בין עמותת משגב הגליל למועצה אזורית משגב.
  • 5. ניהול התקציב.
  • 6. העסקת עובדים ושכר.
  • 7. ניהול המתקנים ואחזקתם.

שיטת הביקורת והיקפה:

  • 1. בדיקת מסמכים (ע"פ דרישה מפורטת אשר הועברה ע"י הביקורת).
  • 2. פגישות עם בעלי תפקידים מחוץ למועצה העוסקים בתחום החינוך הא-פורמאלי.
  • 3. פגישות עם בעלי תפקידים במרכז הקהילתי ובמועצה.
  • 4. סיורי שטח והתרשמות בלתי אמצעית מהמתקנים השונים במרכז הקהילתי.

 

 

 

 

 

 

 

מבוא

  • א. עמותת "משגב הגליל" נוסדה בשנת 1983,העמותה הוקמה לצורך פיתוח ההתיישבות בגליל. בשנת 1999 עברה העמותה שינוי משמעותי וחברה לחברה למתנ"סים שהיא חברה ממשלתית. וזאת, כדי לאפשר את הפעילות הקהילתית ואת החינוך הא-פורמאלי במשגב בשיתוף עם חברה זו, תוך ניצול יתרונותיה המקצועיים הרבים.יצוין, כי המרכז הקהילתי על פעילויותיו ומסגרותיו השונות החל לפעול במסגרת המועצה האזורית משגב מאז הקמתה לפני למעלה מ-25 שנה, בתוך מחלקת החינוך, עם מערך פעילויות מצומצם אשר אפשר מענה להיקף אוכלוסייה קטן באותם הימים.

 

  • ב. כתנאי לשיתופה במרכז הקהילתי, נדרשה העמותה לאמץ תקנון מיוחד,אשר אושר על-ידי רשם העמותות ביחס לכל העמותות הפועלות בשיתוף עם החברה למתנ"סים.אחת מההנחיות שהיוו תנאי בסיסי להכללתה של החברה למתנ"סים במסגרת הפעילות המתקיימת במשגב, הייתה כי לפחות 40% מחברי ההנהלה (ועד הנהלת העמותה)יהיו נציגי ציבור,ראש הרשות רשאי למנות עד 40% מחברי ההנהלה ומנכ"ל החברה למתנ"סים רשאי למנות עד 20% מחברי ההנהלה.

 

  • ג. התמקדותה ועיקר עיסוקה של העמותה כיום הינה בשירותי המרכז הקהילתי משגב לתחומיו הבאים: ספורט,מחול,תרבות,תרבות תורנית,מוסיקה,חוגי העשרה, פעילויות ילדים, נוער ומבוגרים. הפעילויות מתקיימות בשישה מוקדים מרכזיים: מתחם מרכזי ב"לב משגב", ובחמש שלוחות: הר גילון,הר שכניה,מורשת,סלאמה וכמאנה. זאת, בכדי לאפשר מענה לפיזור הגיאוגרפי הרחב של יישובי המועצה.

 

  • ד. מרכז קהילתי משגב נחשב, לאחד הארגונים המובילים בתחומו בארץ במגוון החוגים,בהישגים הגבוהים בתחומים השונים, באירועי התרבות ובאחוז המשתתפים בפעילות מכלל הקהילה.כמו כן,המרכז הקהילתי עונה על צרכי הנוער באמצעות פעילות חברתית תנועתית המתקיימת בכל 35 יישובי משגב ובפעילות אזורית במתחם "לב משגב". אוכלוסיית היעד של המרכז הקהילתי הינה כלל תושבי האזור יהודים ובדואים כאחד.

 

  • ה. המרכז הקהילתי מתוקצב על ידי המועצה האזורית משגב ומונחה מקצועית על ידי החברה למתנ"סים.צוות המרכז מונה כ-260 עובדים,היקף תקציבי לשנת 2009 כ-17 מיליון ₪.

 

  • ו. בינואר 2004,הוקמה במסגרת המרכז הקהילתי עמותה לקידום הספורט משגב(ע"ר), שמטרותיה העיקריות הינן ארגון והפעלת פעילויות ספורט לסוגיהן,פיתוח ועידוד פעולות קהילתיות בתחומי החינוך הגופני וענפי הספורט השונים,השתתפות בתחרויות שונות באופן מאורגן במסגרת ליגה מסודרת, התאחדות או איגוד וכן טיפוח ועידוד ספורטאים בענפי הספורט השונים(להלן "העמותה לקידום הספורט").

 

 

 

 

עיקרי הממצאים והמסקנות:

  • 1. ממשל תאגידי:

 מוסדות העמותה

חוק העמותות סעיף 19 פרק ד' וכן תקנון עמותת "משגב הגליל" קובעים כי לעמותה יהיו לפחות שלושה מוסדות חובה: אסיפה כללית(הכוללת את כלל חברי העמותה), ועד הנהלה (המונה בין 10 ל- 20 חברים) וועדת ביקורת(המונה לפחות 3 חברים)[1].

      מהביקורת עולה:

  • 1) נמצא, כי לא נבחרה אסיפה כללית. בפועל,ועד ההנהלה משמש גם כאסיפה כללית.
  • 2) נמצא, כי מספר חברי ההנהלה הינו 7 במקום מינימום 10 הנדרש לקוורום חוקי של העמותה.
  • 3) לדעת הביקורת ההרכב החסר של חברי ועד ההנהלה מחד, וחברותם ב- 2 עמותות על המשתמע מכך מאידך, מקשה על תפקודם ועל תרומתם כנציגי הציבור והרשות ל-2 העמותות גם יחד.
  • 4) נמצא, כי תפקודה והשפעתה של הנהלת עמותת "משגב הגליל" לוקה בחסר. ההנהלה אינה דנה בהתוויית ובמימוש מדיניות, סדר היום מוכתב במידה רבה מראש על ידי הנהלת המרכז הקהילתי. בפועל, דנים בעיקר בנושאים שוטפים ויכולת ההנהלה להשפיע ולקדם נושאים מהותיים הינה מועטה וכתוצאה מכך, ההנהלה אינה מובילה ומשפיעה ואינה ממצה את יכולותיה.
  • 5) וועדת ביקורת:נמצא כי, לא קיימת ועדת ביקורת.בפועל,הגורם המבקר מונה בפועל, חבר אחד בלבד (רו"ח בהתנדבות בהתאם לתקנון)המשמש גוף מבקר לשתי העמותות:"משגב הגליל" והעמותה לקידום הספורט.כתוצאה מכך, תפקידים רבים אשר הינם בסמכות ועדת הביקורת, ונושאים רבים אחרים אשר צריכים להיות מבוקרים בעמותת "משגב הגליל", אינם באים כלל לידי מימוש.
  • 2. מבנה ארגוני
  • א. מהביקורת עולה,כי הניהול, התיאום והסנכרון בין המחלקות השונות לוקה בחסר. בפועל, המחלקות פועלות עצמאית,מוטת השליטה רחבה וכתוצאה מכך, מיצוי התאום בין המחלקות והתחומים השונים ומידת תשומת הלב,הפיקוח והבקרה המקצועית המופנית להם הינה חלקית.יחד עם זאת,יצוין כי המרכז הקהילתי מצליח לארגן ולקיים פעילויות רב מחלקתיות,לארגן אירועים איכותיים רבי משתתפים ולהגיע להישגים רבים.
  • ב. נמצא, כי חסר תיעוד מתעדכן המרכז בתוכו את החזון,המבנה הארגוני, יחסי הגומלין ובעלי התפקידים. יודגש כי לתיעוד שכזה יש ערך רב המבוסס על ידע מקצועי מצטבר ומתעדכן לאורך זמן של הארגון.
  • ג. נמצא,כי לא מתקיים תהליך סדור ושיטתי של שימור הידע הארגוני הרב המצטבר לאורך זמן.כתוצאה מכך, ידע ארגוני רב ועתיר ניסיון של שנים, אינו מוטמע בין המחלקות השונות.
  • ד. הגדרות תפקידים- מהביקורת עולה, כי לא נמצאו ניתוחי עיסוקים והגדרות תפקידים מפורטים ועדכניים למנכ"ל ולבעלי תפקידים מרכזיים ואחרים במרכז הקהילתי וכי ההגדרות הקיימות חלקיות.
  • ה. נמצא, כי לא בוצע סקר מקצועי בקרב תושבי משגב המתמקד בשירותים השונים הניתנים על ידי המרכז הקהילתי ובמידת התאמתם לצרכי התושבים השונים.

 

  • 3. נהלים
  • א. נמצא,כי בחלק מהמקומות לא פועלים בהתאם להנחיות נהלי חברת המתנ"סים ובחלק מהמקרים אף לא מכירים ולא מודעים לקיומם של נהלים אלו.
  • ב. לא נמצא, ריכוז של נהלים עדכניים אשר נכתבו והותאמו למאפייני פעילות המרכז הקהילתי על כלל מחלקותיו במהלך העשור האחרון.יודגש כי נהלים אלו מהווים במידה רבה תוצאה של ידע וניסיון ארגוני יקר ערך ובנוסף, אמצעי לבקרה ניהולית ולשימור ידע ארגוני נרחב.
  • ג. הביקורת מצאה שורה ארוכה של תחומים ונושאים בתחומי הליבה של עמותת "משגב הגליל" והמרכז הקהילתי הפועלים ועוסקים בהם ללא עמידה בנהלים. בנוסף, נמצאו פערים בהגדרת הנהלים ובהטמעתם בקרב בעלי התפקידים השונים כגון:נוהל הזמנה ורכישת טובין ושירותים,נוהל רישום ציוד.
  • ד. מהביקורת עולה, כי בהעדר קיום הנהלים מחד, ובהעדר קיומם של מנגנוני פיקוח ובקרה, מאידך, קיים סיכון כי לאורך זמן יבוצעו פעילויות מול ספקים ונותני שירותים שאינן כלכליות ורמת סבירותן בהיבט ההוצאות מוטלת בספק. בנוסף, ללא שליטה ובקרה על ציוד יקר ערך כגון כלי המוסיקה במרכז הקהילתי אשר נגנב ועדיין מופיע ברישום הקיים ולחלופין ציוד יקר ערך שקיים ואינו מופיע כלל ברישומי המרכז הקהילתי,קיימות השלכות בהיבטי עדכניות רישום המלאי לצרכי ביטוח.
  • 4. מנגנוני פיקוח ובקרה
  • א. מהביקורת עולה כי מנגנוני הפיקוח והבקרה חסרים והקיימים לוקים בחסר:

•1)            הנהלת העמותה אינה מפקחת ומבקרת  תהליכי עבודה ואינה מוודא אחר ביצוע משימות והחלטות.

  • 2) ועדת הביקורת המהווה מנגנון פיקוח ובקרה מרכזי בעמותת "משגב הגליל" מאוישת בפועל, על ידי חבר אחד בהתנדבות, המהווה את הגוף המבקר ב-2 העמותות, במקום שלושה חברים בכל עמותה כנדרש. כתוצאה מכך, עוסקת הביקורת רק בחלק מהתפקידים שנקבעו לה בחוק העמותות.
  • 3) נמצא, כי במהלך העשור האחרון בוצעה ביקורת אחת בלבד בינואר 2002[2] על יד החברה למתנ"סים וגם לביקורת זו לא נמצא כל תיעוד ומעקב אחר תיקון הליקויים.נמצא, כי חברת המתנ"סים בעלת האחריות המקצועית להתנהלות המרכז הקהילתי משגב. אינה בודקת ואינה אוכפת בצורה שוטפת ושיטתית את אופן הקיום והעמידה בנהלים המקצועיים המחייבים שהיא קבעה למרכז הקהילתי.

 

  • 5. יחסי גומלין בין עמותת "משגב הגליל" למועצה אזורית משגב
  • א. הביקורת מצאה כי המועצה לא הסדירה את יחסי הגומלין ואת ההתקשרויות בינה לבין עמותת "משגב הגליל" והמרכז הקהילתי בהסכמים בכתב,כללים ונהלים המסדירים בין שאר הדברים את הזכויות והחובות של הצדדים.
  • ב. נמצא,כי חסרה מדיניות סדורה,קביעת סדרי עדיפויות ותכנון ארוך טווח של המועצה באשר לתחומי העיסוק השונים של המרכז הקהילתי, החינוך הא-פורמאלי והתרבות.

 

 

 

  • 6. ניהול התקציב
  • א. הביקורת בדקה וניתחה את תקציבי עמותת "משגב הגליל" בין השנים 2006 ועד מחצית שנת 2009 על פי נתוני הנה"ח ולפי תקופת שנת לימודים (ראה טבלאות מצורפות).
  • ב. סעיף הוצאות כולל:
  • 1) הסעות- מהווה מרכיב הוצאות משמעותי כ-15% מסה"כ התקציב הכולל.
  • 2) שכר- לעובדי המרכז ושכר לקבלנים חיצוניים, מהווה מרכיב מרכזי בהוצאות כ-65% מסה"כ התקציב הכולל.
  • 3) פעולות- כולל רכישות שונות ומרכיבי אחזקה מהווה כ-20% מסה"כ התקציב הכולל.
  • ג. סעיף הכנסות כולל:
  • 1) משתתפים- תשלומי ההורים עבור החוגים והפעילויות השונות מהווה מרכיב מרכזי של כ- 60% מסה"כ התקציב הכולל.
  • 2) יעודי- מורכב מתמיכות ותרומות משרדים ממשלתיים,הסוכנות היהודית,סוכנות שותפות 2000, הפדרציה היהודית בארה"ב וגורמים רבים נוספים, מהווה כ-20% מהתקציב הכולל.
  • 3) לא יעודי- מבוסס על תקצוב המועצה במרכז הקהילתי על שלוחותיו,מהווה כ-20% מהתקציב הכולל.
  • ז. הטבלה המצורפת להלן, הוכנה על בסיס נתוני מערכת הנהלת חשבונות,דו"חות בקרת תקציב לכל סוף שנת לימודים(XX.31.8) לפי "חתכי חשבון":(פעולות,הסעות,הכנסה ממשתתפים, הכנסה ייעודית, הכנסה לא ייעודית, שכר (המשקף את מצבת כוח האדם ואמור להתאים לדו"ח 126),שכר עבודה קבלני. בנוסף, גזברית העמותה מפיקה דו"ח בקרת תקציב על גבי גיליון Excel כפי שיפורט בהמשך, התואם לתוצאות בקרת התקציב מדו"חות הנה"ח.
  • ח. מניתוח נתוני הנה"ח כפי שמופעים בטבלאות המצורפות לעיל' עולה, כי הגירעון המצטבר משנת 2006 על סך 125,667 ₪ קוזז בשנת 2007 ל 26,460 ₪, והחל משנת 2008 נמצא באיזון תקציבי וצפוי לאיזון תקציבי גם לשנת 2009.
  • ט. מהביקורת עולה, כי העמותה שומרת לאורך השנים על איזון תקציבי.עם זאת, ישנן מספר סטיות בין התכנון לביצוע בדגש על מרכיב ההסעות אשר מצביעות על קושי בשל גורמים בלתי צפויים פנימיים וחיצוניים רבים בתכנון תקציבי ארוך טווח.

 

 

 

 

 

 

תקציב מול ביצוע - מרכז קהילתי משגב שנים 2007-2006

הסעיף

 תשס"ו לתקופה  1.9.05 -31.8.06

תשס"ז לתקופה 1.9.06 -31.8.07

הוצאות

 תקציב

 ביצוע

 % סטייה ב

 תקציב

 ביצוע

 % סטייה ב

הסעות

   1,805,340.00

   2,001,494.00

11%

   1,983,090.00

     2,181,963.00

10%

שכ"ע קבלני

      544,370.00

      682,172.00

25%

      370,514.00

        426,191.00

15%

שכר

   9,022,398.00

   8,797,723.00

-2%

 9,378,136.00

     9,616,682.00

3%

פעולות

   2,920,450.00

   2,750,952.00

-6%

   3,630,202.00

     3,220,229.00

-11%

השקעות/רכוש קבוע

                     -  

                     -  

 

                     -  

                       -  

 

סה"כ

 14,292,558.00

 14,232,341.00

-7%

 15,361,942.00

   15,445,065.00

1%

הכנסות

 

 

 

 

 

 

משתתפים

 9,805,858.00

   9,373,344.00

-4%

   9,119,367.00

     8,849,776.00

-3%

אחרים-יעודי

   1,846,700.00

   2,230,330.00

21%

   3,821,575.00

     4,242,829.00

11%

אחרים-לא יעודי

   2,640,000.00

   2,503,000.00

-5%

   2,421,000.00

     2,326,000.00

-4%

סה"כ

 14,292,558

 14,106,674.00

-2%

 15,361,942.00

   15,418,605.00

0%

עודף/גירעון (-)

                     -  

     -125,667.00

 

                     -  

         -26,460.00

 

 

 

תקציב מול ביצוע - מרכז קהילתי משגב שנים 2009-2008

 

הסעיף

 תשס"ח לתקופה 1.9.07 -31.8.08

 תשס"ט לתקופה 1.9.08 -31.8.09

 9/08-2/09

 

הוצאות

 תקציב

 ביצוע

 % סטייה ב

 תקציב שנתי

 תקציב חצי שנתי

 ביצוע

% סטייה ב

 

הסעות

   2,066,800.00

   2,440,525.00

18%

1,815,090

907,545

1,040,744

14.68%

 

שכ"ע קבלני

      464,000.00

      448,549.00

-3%

391,252

195,626

187,969

-3.91%

 

שכר

   11,091,663.00

 10,251,199.00

-8%

8,648,529

4,324,265

4,102,357

-5.13%

 

פעולות

   3,298,100.00

   3,942,078.00

20%

3,244,862

1,622,431

881,410

-45.67%

 

השקעות/רכוש קבוע

        39,157.00

      123,847.00

216.28%

0

0

53,357

 

 

סה"כ

 16,959,720.00

 17,206,198.00

2%

14,099,733

7,049,867

6,265,837

-11.12%

 

הכנסות

 

 

 

 

 

 

 

 

משתתפים

   9,235,681.00

   9,476,296.00

3%

7,693,800

3,846,900

4,105,366

6.72%

 

אחרים-יעודי

   5,141,882.00

   5,175,246.00

1%

3,748,596

1,874,298

1,498,819

-20.03%

 

אחרים-לא יעודי

   2,543,000.00

   2,557,666.00

1%

2,657,333

1,328,667

1,367,166

2.90%

 

סה"כ

 16,920,563.00

 17,209,208.00

2%

14,099,729

7,049,865

6,971,351

-1.11%

 

עודף/גירעון (-)

                -4.00

          3,010.00

 

                -4.00

                  -2.00

705514

 

 

                           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • י. מניתוח מרכיבי התקציב הוצאות והכנסות עולה:

הוצאות:

  • 1) שכר- מרכיב השכר לעובדי המרכז הקהילתי ושכר לקבלנים חיצוניים, מהווה מרכיב מרכזי בהוצאות כ-65% מסה"כ התקציב הכולל(ראה פירוט בהמשך בפרק שכר ועובדים).
  • 2) הסעות- מהווה מרכיב הוצאות משמעותי כ-15% מסה"כ התקציב הכולל.עלות ההסעות מהווה נטל משמעותי וגורם מעכב בפיתוח והפעלת המחלקות בדגש על המחול והספורט.כמו כן, העלות היקרה משליכה על כמות המשתתפים בשלוחות השונות בשל ההוצאות הגבוהות הכרוכות בכך.
  • 3) פעולות- כולל רכישות שונות ומרכיבי אחזקה מהווה כ-20% מסה"כ התקציב הכולל. הביקורת מעירה, כי הוצאות בגין אחזקה לאורך זמן, עשויות לגדול ללא טיפול אחזקה מונע, ואף להשליך על קיטון ההכנסות מהמשתתפים. שכן,במצב הקיים הטיפול בתחומי האחזקה, לוקה בחסר ומתמקד בעיקר בטיפולי שבר בלבד.(ראה התייחסות בהמשך הדו"ח בפרק ניהול המתקנים והאחזקה).

הכנסות:

  • 4) משתתפים- תשלומי ההורים עבור החוגים והפעילויות השונות מהווה מרכיב ההכנסות מרכזי של כ- 60% מסה"כ התקציב הכולל.במהלך ארבע השנים האחרונות לא חל גידול משמעותי בכמות המשתתפים בחוגים השונים למעט תחום הספורט שרשם גידול משמעותי של 111 משתתפים משנת 2006 ועד שנת 2009.

 

  • 5) יעודי-מורכב מתמיכות ותרומות משרדים ממשלתיים,הסוכנות היהודית,סוכנות שותפות 2000, הפדרציה היהודית בארה"ב וגורמים רבים נוספים,מהווה כ-20% מהתקציב הכולל. יודגש כי כספים ייעודיים,במידה והעמותה קיבלה כספים,בין כתרומות ובין כתמיכות לצורך קידום מטרה מסוימת,עליה להשתמש באותם כספים למטרה שלשמה ניתנו ולא למטרות אחרות, אף אם מטרות אלו הנן במסגרת מטרות העמותה.
  • 6) מרבית החברות לתועלת הציבור תלויות בגיוס משאבים (תרומות, הקצבות וכו'). מנגנון גיוס משאבים שפועל בצורה לא יעילה או לא מבוקרת עלול להביא את החברה לקשיים כלכליים.
  • 7) מהביקורת עולה, כי בעמותת "משגב הגליל" אין גורם מקצועי האחראי לגיוסי הכספים בפועל, תחום זה העשוי להניב הכנסות משמעותיות ביותר עבור העמותה והמרכז הקהילתי אינו ממוצה.
  • 8) לא יעודי-מבוסס על תקצוב המועצה במרכז הקהילתי על שלוחותיו,מהווה כ-20% מהתקציב הכולל. ראה פירוט בטבלה המצורפת להלן.

 

  • יא. מהביקורת עולה, כי תקציב העמותה בנוי במידה רבה מרכיבי הוצאה קשיחים: שכר, הסעות ופעולות המבוססות ברובן על הוצאות אחזקה קבועות. בפועל, ללא התייעלות במרכיבי ההוצאות מחד, והרחבה ויצירת מקורות הכנסה נוספים מאידך, תתקשה העמותה באמצעות המרכז הקהילתי להשקיע לאורך זמן בפיתוח המחלקות ובתוכן החוגים, הרחבת הפעילויות ובשדרוג המתקנים ובהתאמתם לצרכי האוכלוסייה המתפתחת במועצה אזורית משגב.

 

 

 

  • 7. העסקת עובדים ושכר
  • א. במרכז קהילתי משגב עובדים 155 עובדים שכירים קבועים, אשר תנאי העסקתם מעוגנים בחוזי עבודה אישיים. מתוכם, 60 עובדים בלבד הינם תושבי משגב.בנוסף, מועסקים למעלה מ- 100 עובדים ארעיים בעיקר בפרויקטים עונתיים, סה"כ כ- 260 עובדים הרשומים כמקבלי שכר במרכז הקהילתי משגב.
  • ב. מרכיב השכר מהווה מרכיב מרכזי בסעיף ההוצאות כ-65% מתוך סה"כ התקציב הכולל.
  • 1) נמצא, כי בעמותת "משגב הגליל" לא קיימת מדיניות קידום שכר עובדים, לא קיימים קריטריונים ונהלים כתובים הנוגעים לעדכוני שכר. ועד הנהלת עמותת "משגב הגליל" אינו מבקר ומשפיע בנושא השכר.בפועל,מדיניות השכר והתגמולים נקבעת בפועל בעמותה על ידי ההנהלה התפעולית של המרכז הקהילתי בלבד, ללא פיקוח ובקרה של ועד ההנהלה.
  • 2) נמצא, כי לא קיימת ועדת שכר בהנהלת העמותה. בפועל, קיימת ועדת כספים וכוח אדם בהנהלת העמותה וכי ההנהלה התפעולית במרכז הקהילתי המבוססת על המנכ"לית, גזברית וחשבת השכר היא הקובעת והמוציאה לפועל בכל הקשור בקידום השכר ומתן התגמולים בעמותת "משגב הגליל".
  • ג. הוצאות בגין שכר בעמותת "משגב הגליל" מהווה מרכיב מרכזי מהתקציב הכולל. לדעת הביקורת, קיים סיכון כי ללא קיומם ותפקודם של מנגנוני בקרה כוועד הנהלת העמותה וקיומם של קריטריונים ונהלים סדורים וכתובים לקידום שכר, עמותת "משגב הגליל" עשויה להיות חשופה לאישורי שכר מוגזמים לעובדים מחד, ולאישורי שכר שאינם הולמים ואינם ראויים לעובדים מאידך.אלו עשויים לאורך זמן לגרום לעמותה נזקים כלכליים ותדמיתיים.יחד עם זאת, יצוין כי לא נמצאו על ידי הביקורת תשלומי שכר מופרזים ונראה כי העמותה פועלת ונוהגת בנושא זה תוך הקפדה תקציבית.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • 8. ניהול המתקנים ואחזקתם
  • א. במהלך השנים האחרונות הושקעו משאבים רבים בהקמת מבנים ומתקנים חדשים בשלוחות: (גילון,סלאמה,כמאנה,מורשת) לעומת זאת, לא בוצעה במהלך העשורים האחרונים (למעט הקמת מגרש הכדורגל), פעילות תשתיתית משמעותית של הקמה, הרחבה או שדרוג של מתקני הספורט השונים בלב משגב .
  • ב. מהביקורת עולה, כי המענה הקיים בתחום המתקנים אינו מיטבי וכי מצב המתקנים השונים ושיטת אחזקתם לוקים בחסר.לדעת הביקורת השילוב בין מצוקת המתקנים מחד, והעדר אחזקה מונעת מאידך, יוצרת מצב בו המתקנים בדגש על לב משגב מהווים "צוואר בקבוק" וגורם מעכב משמעותי בפעילות ובהתפתחות המרכז הקהילתי.
  • ג. המענה הקיים בתחום המתקנים:
  • 1) נמצא, כי קיימת צפיפות גדולה במתקנים במרכז משגב וכתוצאה מכך,שחיקה ורמות בלאי גבוהות שכן המתקנים בלב משגב עמוסים ומנוצלים טוב יותר ביחס למתקנים בשלוחות.
  • 2) מגרש הכדורגל סובל מהעדר מבנים תקניים ותנאים בסיסיים לשימוש השחקנים והשופטים כגון:מקלחות ושירותים, חדרי הלבשה, מחסנים וכו'. בפועל, קיימים קראוונים במצב אחזקתי ובטיחותי ירוד ביותר.
  • 3) נמצא, כי מבנה בית הנוער קטן מלהכיל את כלל פעילויות מרכז המוסיקה, מחלקת הילדים, הנוער וחוגי העשרה. שילוב זה בבית הנוער יוצר הפרעות רבות.בנוסף, הגישה הקיימת למתקן בית הנוער בעייתית עם כלי נגינה בעיקר בעונת החורף ובשעות הלילה החשוכות. יצוין, כי נערך תכנון להרחבת המבנה והוספת מבנה נפרד למוסיקה והוכן תיק תורם לצורך גיוס משאבים להקמתו.
  • 4) משרדי רכז אחזקה ורכזת תרבות ממוקמים בקראוונים סמוך לפארק אוסטרליה, הרחק ממוקדי הפעילות של המרכז הקהילתי.לא נמצאו חדרי עבודה ראויים לגזברית ולרכז ההיסעים.
  • ז. מדיניות ותפיסת האחזקה, נמצא, כי במתקנים קיימים משתמשים רבים כגון:בתי הספר, חוגי ופעילויות המרכז הקהילתי, נבחרות הספורט,משתמשים חיצוניים וכו'. נקבע, אם כי לא במסמך רשמי כתוב המפרט את יחסי הגומלין וקביעת האחריות והסמכות בין הגורמים השונים, כי אחריות האחזקה הינה על המרכז הקהילתי. בפועל, המרכז הקהילתי אינו מצליח לממש את אחריותו בתחום זה.
  • ח. נמצא, כי רמת האחזקה לקויה, ניתן מענה בעיקר לתקלות שבר וכמעט ולא לאחזקה מונעת. הטיפול במתקנים אינו מנוהל בצורה מרוכזת ומקצועית תוך מיצוי מיטבי ואיגום המשאבים הקיימים במרכז הקהילתי על שלוחותיו, בתי הספר והמועצה.בפועל, נושא חשוב זה אינו מטופל בצורה מקצועית ולאורך זמן ונופל בין הכיסאות של הגורמים השונים.
  • ט. לדעת הביקורת,שיטת האחזקה הקיימת מבוזרת, אינה ממצה ואינה מאגמת בצורה מיטבית את כלל המשאבים המקצועיים הקיימים מקרב כלל גורמי האחזקה השונים במועצה:בתי הספר, המרכז הקהילתי על שלוחותיו ומחלקת האחזקה במועצה.בפועל, האחזקה הקיימת במתקני המרכז הקהילתי אינה יעילה ולוקה בחסר.
  • י. מהביקורת עולה, כי ניתן למצות טוב יותר את המתקנים במרכז הקהילתי משגב בדגש על השלוחות השונות בהם הושקעו משאבים רבים. זאת, באמצעות שיווק המתקנים ושיתופי פעולה אזוריים,ובכך לממש את הפוטנציאל הכלכלי הרב הטמון בנכסים אלה ובהגדלת ההכנסות מהם.

 

  • 9. עיקרי ההמלצות

מוסדות העמותה

  • א. יש להרחיב,לאייש ולחזק את מוסדות העמותה המרכזיים:אסיפה,ועד ההנהלה וועדת הביקורת.
  • ב. בכדי למצות בצורה מיטבית את מנגנון ועד ההנהלה ממליצה הביקורת:
  • 1) לבחור ולאייש כמתחייב בתקנון את וועד ההנהלה.
  • 2) לקבוע לו תפקידים,הגדרת יחסי הגומלין עם המועצה וחברת המתנ"סים.
  • 3) לבצע חלוקה פנימית לצוותי פעולה וחשיבה נושאיים תוך שיתוף פעולה הדוק עם תושבי היישובים ובגיבוי ותמיכת המועצה.

מבנה ארגוני ותהליכי קבלת החלטות

  • ג. במבנה הארגוני הקיים בו מתקיימות 2 עמותות זו לצד זו, תחת קורת גג אחת עם 2 יו"רים שונים בעלי דעות ותפיסות שונות, נכון שייקבעו גבולות האחריות והסמכות ביניהם בתחומי העשייה השונים. בנוסף, יש לקבוע גורם מוביל לכלל פעילויות המרכז הקהילתי תחת מדיניות המועצה, באופן שיאפשר ניצול מרבי של המשאבים הקיימים.
  • ד. גיבוש מדיניות ותכנית אסטרטגית כוללת וברת-ביצוע באשר לצרכי פעילויות החינוך הא-פורמאלי, הספורט,התרבות וקביעת סדרי העדיפויות ביניהם. המדיניות תאושר ותגובה על ידי המועצה ובשיתוף התושבים. המדיניות תהווה בסיס לתכנית עבודה רב-שנתית הכוללת שינויים ארגוניים נדרשים,תשתיות, מתקנים וכו'.
  • ה. גיבוש וכתיבת מסמך רשמי ומחייב במרכז הקהילתי(הנהלה,רכזים ושלוחות) המרכז והמאגם בתוכו את תיאור המבנה הארגוני המפורט של המרכז הקהילתי.למסמך מרכז שכזה יש ערך רב בשל היותו מבוסס על ידע מקצועי וניסיון מצטבר רב ומתעדכן של הארגון.
  • ו. מיסוד מנגנוני תיאום (ניהול מטריציוני) אפקטיביים קיימים ויצירת חדשים כגון: צוותי היגוי מקצועיים, נושאיים הכוללים ממשקי עבודה פנימיים וחיצוניים, הפועלים על פי הגדרות ברורות. בכדי למצות טוב יותר את כלל הפוטנציאל הקיים במרכז הקהילתי, במועצה ובשיתופי פעולה אזוריים.
  • ז. קביעת בעלי תפקידים ומנגנונים וגורמים משמעותיים בהנהלת המרכז הקהילתי כאלה אשר הגדרתם ואיושם יכולים לסייע רבות לקידום הארגון:
  • 1) קידום האסטרטגיה השיווקית, שימור לקוחות,פניות הציבור תיעודם וניהולם.
  • 2) קידום גיוס כספים ממקורות שונים ציבוריים ופרטיים.בפועל, הנושא כיום מבוזר בין כלל המחלקות ללא ניהול מקצועי ומיצוי מיטבי של הפוטנציאל הרב הקיים בתחום זה.
  • ח. ביצוע סקר עתי בקרב תושבי משגב וקהל לקוחות המרכז הקהילתי לצורך קבלת משוב המתמקד בשירותים השונים הניתנים על ידי המרכז הקהילתי ובמידת התאמתם לצרכי התושבים השונים.
  • ט. מיסוד תחום ניהול הידע במרכז הקהילתי. תיעוד וניהול הידע הרב המצטבר לאורך זמן כגון:ניתוח אירועים, אירועי בטיחות,ניתוח נתונים ומגמות, הפקת לקחים וכו', ותיעודו בצורה מרוכזת ומאוגדת, זמינה ונגישה לכל בעל תפקיד במרכז הקהילתי.

 

 

 

נהלים

  • י. רענון נהלים קיימים וגיבוש נהלים עדכניים בנושאים ובתחומים השונים במרכז הקהילתי המגובים ומלווים על ידי חברת המתנ"סים ומתואמים עם המועצה. בנוסף, יש לעדכנם, ולאוכפם מעת לעת ובפרקי זמן קבועים שכן הם מהווים כלי ואמצעי בקרה ושימור ידע ארגוני מהמדרגה הראשונה.

 

מנגנוני פיקוח ובקרה

  • יא. חיזוק תחום הביקורת על ידי מינוי ועדת ביקורת , בכדי שניתן יהיה לטפל ולבקר נושאים נוספים מעבר לתחום הכספים ולוודא את תיקון הליקויים ואת יישום ההמלצות.
  • יב. קיום ביקורות שוטפות, מקצועיות ושיטתיות ווידוא אכיפת הנהלים על ידי על ידי חברת המתנ"סים בעלת האחריות המקצועית להתנהלות המרכז הקהילתי משגב.

יחסי גומלין בין עמותת משגב הגליל למועצה אזורית משגב

  • יג. הסדרת יחסי הגומלין, ההתקשרויות ותחומי אחריות בין המועצה לעמותת "משגב הגליל" והמרכז הקהילתי בהסכמים,כללים ובנהלים כתובים המתעדכנים מעת לעת בהתאם לצורך.
  • יד. גיבוש והגדרת מדיניות סדורה לעמותת "משגב הגליל" והמרכז הקהילתי וקביעת סדרי עדיפויות באשר לתחומים השונים:חינוך א-פורמאלי,תרבות, מוסיקה ספורט וכו' בשיתוף התושבים וגורמים הנוגעים בדבר.מדיניות זו תהווה בסיס להחלטות, שינויים מבניים וארגוניים בהווה ובעתיד.

ניהול התקציב

  • טו. תקציב העמותה בנוי במידה רבה מרכיבי הוצאה קשיחים: שכר והסעות מהווים כ-80% מהתקציב כולו. יש לבחון התייעלות במרכיבי ההוצאות ומקביל לייצר מקורות הכנסה נוספים.שאם לא כן, תתקשה העמותה באמצעות המרכז הקהילתי להשקיע לאורך זמן בפיתוח המחלקות ובתוכן החוגים, הרחבת הפעילויות ובשדרוג המתקנים והתאמתם לצרכי האוכלוסייה המתפתחת במועצה אזורית משגב.

 

העסקת עובדים ושכר

  • טז. הוצאות בגין שכר בעמותת "משגב הגליל" מהווה מרכיב מרכזי מהתקציב הכולל. יש לקבוע מדיניות שכר, גיבוש קריטריונים וקביעת מדדים בעמותת "משגב הגליל",ואכיפתה על ידי הנהלת העמותה.

 

ניהול המתקנים ואחזקתם

  • יז. גיבוש מדיניות הכוללת את התפיסה, התפקידים, הסמכות והאחריות בהקשר לאחזקת המתקנים ולפעילויות השונות המיועדים למתקנים בכלל, ולשלוחות בפרט.
  • יח. בחינת ריכוז אחזקת המתקנים בידי גורם מקצועי מרכזי כגון מחלקת הנדסה ואחזקה במועצה. אשר עשוי לאפשר מענה מקצועי יותר תוך איגום ומקסום משאבי תקציב וכוח אדם,דבר שיאפשר הרחבת יכולת מתן השירות בתחומי האחזקה למבנים ומתקנים במרכז הקהילתי מחד, וצמצום במרכיבי ההוצאות מאידך.
  • יט. גיבוש תכנית אב ארוכת טווח הכוללת: מיפוי הצרכים בתחום המתקנים בלב משגב, בשלוחות וביישובים ואשר תהווה בסיס לתכנית עבודה רב-שנתית תוך מתן סדרי עדיפויות ומענה בתחומי האחזקה,שדרוג והקמת מתקנים.

 


 

[1] חוק העמותות,סעיף 19 ,פרק ד',תש"ם,1980

[2] חברת המתנ"סים,דו"ח ביקורת שוטפת מתנ"ס משגב 7 במאי 2002

 

1775 צפיות
פורסם ב- 13/01/2010 ,בשעה 13:04:37
להוסיף תגובה אין תגובות לרשומה זאת קישור ישיר לקטע בית

כל היומנים

sun - לשירות חברות הסטארט אפ בצפון אומרים שהיה פה אמנים ויוצרים אני ואתה נשנה את הגינה אנשי הגשם אתר צומח גבוהה יותר, מהירה יותר, חזקה יותר גן קיימות הבית הפתוח הופכים את בקעת בית הכרם לעמק תפארת החינוך - הלב הפועם של משגב הכל נוער המלאכים של כלבלאב העשרה ואומנויות הקומפוסטר כחיית מחמד התנדבות...זה אנחנו ויקי משגב זבל זבל תפריד זכויות בעלי חיים זריקת בריאות חיים בקהילה טיולים ומסעות יד ביד בגליל יד על הדופק - דיווחי משטרה וביטחון יומן המועצה יומן ספורט יומן רכזי טיולים יער האופניים והקהילה יש עבודה ישוב לדורות לא רק לנשים לחיים ארוכים מבקרים במשגב מדברים אמונה מדיה חברתית מועדון רוטרי משגב מוקד 107 מזכירי/ות ישובים מיומני הספרנית משגב קולטת משומשהו נוער ראס אל עין עד-כאן העתון המקוון של משגב עוד מעט 30 עושים עסקים על הדרך פורום מנהלני חינוך פתווו-ח צעירי משגב קבוצת YAD קול ההתחלות קונים - כאן קורס ועדים קיימות וסביבה קליק שביל סובב משגב שבילים ברגל תיירות במשגב תרבות